So gestalten Sie agile Mitarbeiterbefragungen
„Wir machen alle zwei Jahre eine Mitarbeiterbefragung, werten Sie dann mehrere Wochen aus und liefern den Führungskräften die Ergebnisse als pdf- und Excel-Reports aus. Anschließend führen wir mehrmonatige Workshops durch, in denen wir Maßnahmen ableiten, die wir dann im Laufe der nächsten 12-18 Monate umsetzen. Dann beginnt der ganze Kreislauf wieder von vorne.“
Werden in Ihrem Unternehmen Mitarbeiterbefragungen auch nach diesem Muster durchgeführt? Obwohl der Begriff Agilität in aller Munde ist, sind Mitarbeiterbefragungen häufig noch in der alten Welt verhaftet und werden auf klassische Art durchgeführt. Wie sich moderne von klassischen Mitarbeiterbefragungen unterscheiden und wie die Personalentwicklung damit an Agilität gewinnt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was bedeutet Agilität für die Personalarbeit?
Agile Unternehmen zeichnen sich durch eine schnelle und flexible Anpassung an die sich ständig wandelnde Umwelt aus. Flexibel, innovativ und proaktiv sind Eigenschaften dieser erwünschten agilen Arbeitswelt.
Auch in der Personalarbeit setzt sich die Agilität durch. „Agile Personalarbeit“ steht für eine Modernisierung der Rolle von HR hin zu einer unterstützenden und strategischen Funktion:
Prozesse sollen effizienter und effektiver gestaltet werden
Entscheidungen sollen verbessert und beschleunigt werden
Führungskräfte sowie Mitarbeiter:innen sollen mehr Verantwortung erhalten und sich in die Entwicklung/Veränderung des Unternehmens einbringen
Agilität in Mitarbeiterbefragungen
Mitarbeiterbefragungen sind ein klassisches Instrument der Personalarbeit. Doch die etablierten Prozesse und Strukturen für Mitarbeiterbefragungen sind nicht mehr zeitgemäß.
Aus unserer Sicht bedeutet Agilität für Mitarbeiterbefragungen den Wandel von einem reinen Messinstrument hin zu einem modernen Organisationsentwicklungs-Tool. Moderne Mitarbeiterbefragungen zielen nicht nur darauf ab, zu befragen, sondern zu verändern und zu verbessern. Also quasi Mitarbeiterbefragungen mit eingebautem Veränderungsprozess.
Doch damit dieser Wandel gelingt, müssen Mitarbeiterbefragungen als Instrument agiler werden. In der konkreten Umsetzung bedeutet das, dass sich die Art und Weise der Befragung auf drei Ebenen ändern muss:
Befragungsinhalte müssen angepasst werden!
Die Auswertung der Befragungsdaten muss schneller und besser werden!
Erkenntnisse aus den Befragungen müssen in Taten umgesetzt werden!
Klassische vs. moderne Mitarbeiterbefragung – das sind die Unterschiede
Das klassische Vorgehen für Mitarbeiterbefragungen ist alle ein bis drei Jahre eine extrem umfangreiche Vollbefragung im gesamten Unternehmen durchzuführen. In Großunternehmen nimmt dieser Prozess gerne einige Monate in Anspruch. Nach einigen Wochen der Befragungslaufzeit folgen Wochen von mühsamen Auswertungen der Befragungsdaten in Excel-Tabellen, welche dann in Reports und Präsentationen aufbereitet werden. Derartige Prozesse und Strukturen entsprechen kaum einer schnelllebigen und sich ständig ändernden agilen Welt. Bis die Erkenntnisse vorliegen sind die Befragungsdaten veraltet. Es bleibt lediglich ein retrospektiver Einblick in die Stimmungslage im Unternehmen.
Das Bild von modernen Mitarbeiterbefragungen ist dagegen von webbasierten Befragungsplattformen, Echtzeit-Auswertungen und datengestützten Handlungsempfehlungen geprägt. Als Anbieter, der moderne Befragungen und Analyseverfahren einsetzt, sehen wir die Entwicklung vielmehr in einer Kombination von umfangreichen und unternehmensweiten Vollbefragungen mit themen- oder zielgruppenspezifischen Kurzbefragungen. Es geht nicht darum, die klassische Befragung zu ersetzen. Vielmehr geht es darum diese mit modernen Befragungsstrukturen und -prozessen zu ergänzen, den Veränderungsprozess zu begleiten und Nutzergruppen (z.B. Führungskräfte) gezielt zu unterstützen.
Insight – moderne Mitarbeiterbefragung
Der moderne Befragungsansatz erweitert also die klassische Mitarbeiterbefragung durch ein ganzheitliches Konzept und eröffnet so neue Wege für das agile Personalmanagement.
Alles auf einen Blick:
Beide Herangehensweisen an Mitarbeiterbefragungen unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihres Umfangs und ihrer Auswertung.
Klassischer Befragungsansatz
Umfang
Eine Vollbefragung aller Mitarbeiter:innen findet alle zwei/drei Jahre statt.
Auswertung
Zeitaufwändige Mittelwert-Auswertungen die meist in Excel durchgeführt werden. Händische Aufbereitung von Reports.
Moderner Befragungsansatz
Umfang
Eine Vollbefragung wird ebenso alle zwei Jahre durchgeführt. Dabei besteht der Fragebogen zum einen aus einem festen, wiederkehrenden Themenkomplex für die Evaluation über die Zeit hinweg. Darüber hinaus werden flexibel weitere Fragen ergänzt, welche auf aktuelle Themen oder Brennpunkte im Unternehmen abzielen.
Führungskräfte / Abteilungen / Teams können unterjährig jederzeit Kurz- oder Pulsbefragungen machen. Ein Fragenkatalog mit Best-Practice Fragen steht für die flexible Erstellung von Fragebögen zur Verfügung.
Eingeführte Maßnahmen werden durch regelmäßige Pulsbefragungen überprüft, um den Veränderungsprozess kontinuierlich zu kontrollieren und bei negativen Entwicklungen schnell und zielgerichtet entgegenwirken zu können.
Die Geschäftsführung / HR hat die Möglichkeit, jederzeit ein Stimmungsbild zu mitarbeiterbezogenen Kennzahlen (z.B. Engagement, Bleibeabsicht oder Zufriedenheit) einzuholen und akkurat abzubilden.
Auswertung
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Mithilfe moderner Software können die eingeholten Daten in Echtzeit ausgewertet und in interaktiven Dashboards übersichtlich dargestellt werden.
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Innovative Softwarelösungen ermöglichen tiefergehende, teils KI-gestützte Analysen:
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Präskriptive Analysen empfehlen den Einsatz bestimmter Maßnahmen, um mitarbeiterbezogene Kennzahlen (z.B. Bleibeintention, Zufriedenheit) oder Unternehmenserfolg zu steigern
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Persona-Analysen
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Textanalysen und Interpretation von offenen Kommentaren mittels Natural Language Processing (NLP), z.B. automatisierte Erkennung von Themen und Sentimenten
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Klassische vs. State-of-the-Art Analysen – was bringt eine gute Auswertung der Mitarbeiterbefragung?
3 Eigenschaften von agilen Mitarbeiterbefragungen
Kommen wir auf die Begriffe flexibel, innovativ, und proaktiv zurück und betrachten diese im Kontext von modernen Mitarbeiterbefragungen.
Flexibilität zeigt sich zum einen in den kürzeren und nach Bedarf gewählten Durchführungsintervallen als auch in der Themenauswahl für Befragungen. Je nach Bedarf sollte ein Fokus auf bestimmte Themen (z.B. Führung, Veränderungsprozesse, Employee Experience, …) oder Zielgruppen im Unternehmen (z.B. Produktionsmitarbeiter:innen, Sales) gelegt werden.
Innovative Befragungsplattformen unterstützen sowohl die Durchführung von Befragungen mit digitalen Fragebögen als auch die automatische Analyse und Aufbereitung der Daten in Echtzeit in interaktiven Dashboards. Somit muss keine Zeit mehr für die Datenformatierung und -auswertung oder Aufbereitung von Reports verwendet werden, sondern dies erfolgt sofort nach Rücklauf der ausgefüllten Fragebögen. Zudem können softwaregestützte Analyseverfahren angewandt werden, um tiefere Einblicke in die Daten und somit die Vorgänge im Unternehmen zu erhalten. Darunter fallen zum Beispiel präskriptive Analysen, die eine Empfehlung für bestimmte Handlungsmaßnahmen aussprechen.
Ganz im Sinne der Agilität erhalten Führungskräfte mehr Verantwortung und Selbstbestimmung, und werden so aktiv in die Folge- und Veränderungsprozesse involviert und gezielt unterstützt. Mit maßgeschneiderten Dashboards erhalten sie Einblicke in ihre Verantwortungsbereiche und können proaktiv mitwirken an der Auswahl passender Maßnahmen. Im Nachgang wird der Erfolg dieser Maßnahmen kontinuierlich evaluiert.
So entstehen integrierte Feedbacklandschaften, sodass die Messung, Maßnahmenplanung und -umsetzung und Evaluation nahtlos ineinander übergehen. Bedarfsorientiert an die Vorgänge im Unternehmen angepasst und durch die technische Lösung unterstützt, wird der gesamte Mitarbeiterbefragungsprozess effizient und effektiver. Die oben genannten Anforderungen an die agile Personalarbeit werden erfüllt.
Fazit
Klassische Mitarbeiterbefragungen werden nicht mehr lange in Mode sein und gleichzeitig nie ganz aus der Mode sein. In anderen Worten: Klassische Vollbefragungen haben noch nicht ausgedient. Vielmehr brauchen sie ein Makeover, um ein Teil der modernen Befragungsstrategie zu werden. Denn das moderne Befragungskonzept bietet einen größeren Mehrwert. Nutzen Sie Befragungen nicht nur als Messinstrument, sondern als Organisationsentwicklungsinstrument in einer schnellebigen VUCA Welt.
Damit Ihr Unternehmen den maximalen Mehrwert ausschöpfen kann, stellen wir Ihnen den gesamten Prozess umfassende Softwarelösungen für moderne Mitarbeiterbefragungen mit KI-basierter Datenauswertung zur Verfügung.
Erfahren Sie alles, was Sie über Mitarbeiterbefragungen wissen möchten.
