Kann ein guter Benchmarking Ansatz die Personalarbeit stärken? Viele meinen ja! Der Einsatz externer Benchmarks als Vergleich mit bestimmten Partnern und Wettbewerbern ist als Grundlage für wichtige Entscheidungen hoch im Kurs. Der Drang, einen Vergleich zu haben und darauf basierend die eigenen Maßnahmen bewerten oder anpassen zu können, ist verständlich. Der Fokus auf externe Benchmarks sollte jedoch kritisch hinterfragt werden. Viel wirksamer ist der Einsatz von internen Benchmarks. Nur generische Benchmarks zu nutzen, reich einfach nicht mehr aus.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Sie Ihren traditionellen Benchmarking Ansatz überdenken und interne Benchmarks in HR ins Auge fassen sollten.
Was sind interne Benchmarks?
Es kommt immer wieder vor, dass innerhalb eines Unternehmens die gleiche oder zumindest eine vergleichbare Tätigkeit an mehreren Orten oder zu mehreren Zeitpunkten anfällt. Es spricht nichts dagegen, die beste Praxis innerhalb einer Organisation zu identifizieren und diese dann auch auf die anderen Bereiche zu übertragen. Dies ist das Ziel interner Benchmarks. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die beste Lösungsmöglichkeit wird standardisiert und auf alle Bereiche übertragen. Und das, ohne die Unternehmenskultur zu vernachlässigen.
Der Blick nach innen für die bestmögliche Optimierung von Maßnahmen
Während klassische (externe) Benchmarks den Blick nach außen auf einen Vergleich mit anderen wenden, erlauben interne Benchmarks den Blick nach innen für eine unternehmensinterne Diagnostik. Internes Benchmarking ermittelt also, was getan werden sollte, um mit eingesetzten Maßnahmen die angestrebten organisationalen Ziele auch tatsächlich zu erreichen (Ulrich et al., 2021). Es geht hierbei um die Überprüfung von Investitionen (z. B. in die Weiter-entwicklung von Führungskräften) im Hinblick auf ihre Wirksamkeit bezüglich der KPIs (z. B. Fluktuation).
Internes Benchmarking vertraut demnach nicht auf die Gültigkeit externer Best Practices, sondern untersucht die tatsächliche, unternehmensspezifische Wirkung einzelner Maßnahmen auf Outcomes, die für das Unternehmen aktuell relevant sind. Es hilft dabei, zukünftige Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen so effektiv wie möglich zu gestalten. Man könnte auch sagen, internes Benchmarking dient der Selbstoptimierung des Unternehmens.
Welche Mehrwerte bieten interne Benchmarks gegenüber externen (klassischen) Benchmarks?
Nachteile externer Benchmarks
Klassische (externe) Benchmarks sind aus verschiedenen Gründen unzureichend. Sie sind oft intransparent und wenig repräsentativ für ein spezifisches Unternehmen. Sie passen nicht zur unternehmenseigenen Kultur und Struktur und sind meist losgelöst von Erfolgskennzahlen. Externe Benchmarks fokussieren zudem stark auf die Vergangenheit und stehen so wichtigen Innovationen für die Zukunft im Weg. Diese Probleme werden durch internes Benchmarking allesamt vermieden. Wer einen wirklichen Mehrwert für sein Unternehmen ziehen will, sollte sich also vor allem an sich selbst messen. Externer Input kann dabei als Orientierung dienen, sollte aber nie alleinige Entscheidungsgrundlage sein.
Wie interne Benchmarks diese Nachteile aufheben
Der große Mehrwert interner Benchmarks besteht in der Identifikation wichtiger Einflusshebel auf KPIs. Dazu gehören einzelne Maßnahmen (z. B. Trainings), ganze Prozesse (z. B. das Onboarding), Strukturen (z. B. die Anzahl an Führungs-ebenen) oder auch Arbeitsweisen (z. B. teaminterne Kommunikation). Und das alles durch die gezielte Sammlung, Analyse und Interpretation von Daten, die ohnehin schon im Unternehmen vorhanden sind. Auch interne Vergleiche zwischen verschiedenen Teams sowie die Entwicklung von KPIs im Zeitverlauf lassen sich durch entsprechende Analysen untersuchen. So kann Abteilung A, deren Fluktuationsrate sich kürzlich deutlich erhöht hat, von Abteilung B lernen, die der Fluktuation durch verschiedene Maßnahmen bereits erfolgreich entgegenwirkt.
Hinzu kommt: Ein externer Vergleich mit Partnern oder Wettbewerbern ist immer ein Vergleich mit dem Durchschnitt. Folglich kann das Unternehmen mithilfe der Ergebnisse auch nur durchschnittlich gut werden. Im HR-Kontext ist dies allerdings oft nicht ausreichend. Nur wer exzellente Personalarbeit ausübt, kann sich spürbar von seinen Mitbewerbern abheben und so den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen. Exzellenz ist nur durch eine kontinuierliche Verbesserung von innen heraus und unabhängig von dem, was andere machen, zu erreichen. Hierfür bietet sich internes Benchmarking an.
Interne Benchmarks im Einsatz – ein Beispiel
Es kann infolge interner Benchmarks durchaus vorkommen, dass sich über Jahre etablierte Maßnahmen in Wahrheit als gar nicht wirksam herausstellen. Z. B. könnte es sein, dass Mitarbeitende nach längerer Krankheit oder Elternzeit bisher eine Schulung zu Unternehmenswerten absolvierten, um die Wiedereingliederung zu erleichtern. Durch internes Benchmarking könnte sich nun aber herausstellen, dass der tatsächliche Effekt dieser Maßnahme gering ist, da die meisten „Rückkehrenden“ die Unternehmenskultur noch stark verinnerlicht haben. Stattdessen besteht vielleicht nachweisbar Aufholbedarf in Bezug auf Work-Life-Balance, die durch ein entsprechendes Training wirksam verbessert werden könnte. Als Ergebnis des internen Benchmarkings würde das Unternehmen also die kulturelle Schulung durch das Training zur Work-Life-Balance austauschen und so mit einem gleichbleibenden Ressourceneinsatz deutlich bessere Outcomes erzielen.
Wo im HR-Kontext sind interne Benchmarks einsetzbar?
Wie können Sie nun in die Umsetzung starten, um interne Benchmarks im HR zielführend einzusetzen? Wir empfehlen, dass Sie mit einem bestimmten HR-Bereich bzw. einer konkreten Kennzahl oder Maßnahme starten. Nutzen Sie vorhandene Daten und gehen Sie mit einem kontinuierlichen Prozess vor, um Rückschlüsse auf die Wirksamkeit von spezifischen Maßnahmen auf erfolgsrelevante Outcomes zu ziehen. So „spüren“ Sie am besten, wo im Unternehmen Optimierungsbedarf besteht.
Im Folgenden sind beispielhaft vier Bereiche aufgezeigt, in denen interne Benchmarks zu exzellenter Personalarbeit verhelfen.
Recruiting
Recruiting wird gerne als erster Use Case für die Einführung von neuen Tools, Datenanalysen und Kennzahlen oder die Verbesserung der Arbeitsmotivation empfohlen (Sturm, 2021, August). Im Unternehmen ist es nämlich besonders gut spürbar, wenn das Recruiting (nicht) erfolgreich ist. Denn man begegnet (keinen) neuen Gesichtern und die Arbeitslast ist (nicht) gut verteilt. Gleichzeitig kann erfolgreiches Recruiting einem Unternehmen den entscheidenden Vorteil bei der Gewinnung von Fach- und Führungskräften und somit bei der Erfolgssteigerung verschaffen.
Internes Benchmarking bringt hier z. B. Erkenntnisse über wirksame Recruitingkanäle für verschiedene Zielgruppen. Auch bestimmt es, welche Kompetenzen neu eingestellter Mitarbeitender deren späteren Arbeitserfolg besonders gut vorhersagen und damit bei der Eignungsdiagnostik besonders wichtig sind. Und es bringt die Akzeptanz des Recruiting-Prozesses bei Kandidat:innen mit den Drop-Out-Raten an verschiedenen Stellen des Recruiting-Funnels in Verbindung.
Leadership
Das Verhalten von Führungskräften beeinflusst den Unternehmenserfolg in hohem Maße. Daher ist es von besonderer Relevanz, Führungskräften maßgeschneiderte Entwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen (Hentschel, 2022). So werden sie an das Unternehmen gebunden und tragen ihr Wissen und ihre Erfahrung in ihr Team hinein. Was gute Führung ausmacht, ist stark von der Kultur, den Arbeitsweisen, der Struktur und den Produkten bzw. Dienstleistungen eines Unternehmens abhängig. Daher ergibt es wenig Sinn, sich bei der Entwicklung und Verbesserung von Maßnahmen zur Führungsentwicklung allzu sehr an anderen Organisationen zu orientieren.
Internes Benchmarking untersucht hier z. B., welche Führungskraft wo Entwicklungspotenzial hat und wie sich dies im Zeitverlauf verändert. Auch bestimmt es, welche Maßnahmen zur Führungskräfteentwicklung einen besonders starken Effekt auf Erfolgskennzahlen wie Fluktuation oder Teamkommunikation haben. Und es sagt vorher, welche Führungskompetenzen im Unternehmen zukünftig wichtig sein werden, um die strategischen Ziele zu erreichen.
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Employee Experience
Eine positive Arbeitserfahrung, auch Employee Experience, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und den Unternehmens-erfolg. Diese Wirkungskette dient als Grundlage für personalbezogene Entscheidungen im Arbeitskontext, welche datengestützt getroffen werden sollten. Insbesondere wenn es um die Bedürfnisse und das Verhalten der eigenen Mitarbeitenden geht, lohnt sich ein Blick ins Unternehmens-innere. Wie unterscheiden sich zufriedene Kolleg:innen von unzufriedenen? Welche Gegenmaßnahmen waren in Vergangenheit schon einmal erfolgreich? Wie setzt sich die Arbeitserfahrung im Unternehmen überhaupt zusammen? Diese Fragen könnten externe Benchmarks nicht beantworten. Dementsprechend relevant ist es für ein Unternehmen, die Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden mit ihren Aufgaben, ihrem Arbeitsplatz, ihren Entwicklungsmöglichkeiten und der Arbeit in ihrem Team kontinuierlich intern zu erheben.
Internes Benchmarking hilft hier mithilfe von Befragungen und entsprechenden Folgeprozessen aus. Kennzahlen wie die Arbeitszufriedenheit, die Motivation oder Bleibeintention werden so durch den Blick nach innen optimiert. In der konkreten Umsetzung wird z. B. die Zufriedenheit mit verschiedenen Aspekten der Arbeit im Zeitverlauf gemessen und evaluiert. Auch vergleicht es die Arbeitserfahrungen verschiedener Unternehmensbereiche und Teams miteinander und ermittelt so, ob es unterschiedliche Verbesserungsbedarfe gibt. Und es überprüft die Wirksamkeit von Folgemaßnahmen zur Verbesserung der Employee Experience und identifiziert besonders erfolgversprechende Maßnahmen.
Offboarding
Kündigungen können ein unangenehmes Thema sein. Dennoch können durch Exit-Befragungen und Analysen auch bei der Trennung von Mitarbeitenden noch Mehrwerte für das Arbeitserlebnis und Lerneffekte für das Unternehmen entstehen (Sturm, 2021, April). Denn durch ein reines Tracking der Kündigungszahlen und auch durch rein externe Vergleiche von Fluktuationsquoten wird man nicht auf die Ursachen für Kündigungen kommen. Diese Ursachen sind klar unternehmensspezifisch und können nur durch interne Diagnostik identifiziert und behoben werden.
Internes Benchmarking durchleuchtet hier z. B. die internen Fluktuationsdaten und ermittelt, in welchen Aufgabenbereichen oder in welchen Hierarchieebenen Mitarbeitende über-durchschnittlich häufig kündigen. Durch systematische Exit-Befragungen kurz vor dem Austritt einer/s Mitarbeiter:in identifiziert es zudem Faktoren für Unzufriedenheit. Und es untersucht, ob sich anbahnende Kündigungen in den Stammdaten sowie den kontinuierlichen Pulsbefragungen zur Employee Experience erkennen und durch Gegenmaßnahmen verhindern lassen (Stichwort Churn Prevention).
Exit Surveys
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Fazit
Generische Benchmarks reichen nicht mehr aus. Interne Benchmarks sollten Teil jedes Benchmarking Ansatzes sein. Im Rahmen eines kontinuierlichen datengestützten Prozesses werden Rückschlüsse über die Wirksamkeit spezifischer Maßnahmen auf erfolgsrelevante Outcomes gezogen. Sie gleichen demnach die Schwächen klassischer (externer) Benchmarks aus und erlauben so die Optimierung unternehmenseigener Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen. Sie sind zudem deutlich besser verfügbar, da sie ausschließlich auf unternehmensinternen Daten beruhen. So stärken Sie Ihre Personalarbeit. Zur Umsetzung schlägt functionHR einen mehrstufigen, datengestützten Prozess vor.
Hentschel, K. (2022). Die Leadership Impact & Feedback Engine von functionHR. functionHR. https://www.functionhr.de/blog/fuehrung-feedback-software/
Sturm, A. (2021, April). Exit KPIs: Das sind die wichtigsten 5 Kennzahlen aus Exit-Befragungen. functionHR. https://www.functionhr.de/blog/exit-kennzahlen/
Sturm, A. (2021, August). Recruiting KPIs und Recruiting Analytics Software – Experten klären auf!. functionHR. https://www.functionhr.de/blog/recruiting-kpis-und-software/
Ulrich, D., Smallwood, N. & Todd, A. (2021). HR’s Reinvention: Moving from Benchmarking and Best Practices to Guidance. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/hrs-reinvention-moving-from-benchmarking-best-practices-dave-ulrich/
