Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Egal ob 30 oder 30.000 Mitarbeiter:innen: Die Konzeption, Durchführung und Auswertung einer Mitarbeiterbefragung ist ein umfangreiches Projekt und kann erst einmal überwältigend wirken. In diesem Guide zeigen wir euch, an welche Punkte ihr dabei denken solltet, um euer Befragungsprojekt trotzdem zum Erfolg zu führen.

1. Auswahl des Anbieters für die Mitarbeiterbefragung

Zunächst müsst ihr euch Gedanken machen, auf welche Art und Weise ihr eure Mitarbeiterbefragung durchführen möchtet. Wir empfehlen euch stark, auf eine digitale Befragung anstatt einer veralteten Pen-and-Paper-Befragung zu setzen. Das macht den Prozess deutlich einfacher (es müssen keine Fragebögen gedruckt, verteilt und die Ergebnisse abgetippt werden) und ermöglicht euch später auch deutlich aussagekräftigere Auswertungen durch das Zuspielen weiterer Daten. Mitarbeiter:innen die keinen Zugang zu E-Mails haben (z.B. in der Produktion) kann ein Token bereitgestellt werden, mit dem sie dann digital an der Befragung teilnehmen können.

Wenn ihr euch für eine digitale Befragung entscheidet, müsst ihr euch überlegen mit welcher Software ihr sie durchführen möchtet. Die Auswahl reicht dabei von einfachen kostenlosen Tools bis zu fortschrittlichen Lösungen die euch umfangreiche Möglichkeiten für Auswertung, Interpretation und Folgeprozesse zur Verfügung stellen.

Unser Tipp

Denkt von Anfang an daran was ihr mit der Befragung erreichen möchtet. Sollen die Ergebnisse genutzt werden, um wirksame Folgeprozesse einzuleiten, solltet ihr eine Software wählen, die euch und eure Führungskräfte dabei aktiv unterstützt.

2. Definition des Datenmodells

Im einfachsten Fall schickt ihr für die Durchführung eurer Mitarbeiterbefragung eine allgemeine Einladungsmail an alle Mitarbeiter oder stellt den Befragungslink ins Intranet. Das hat aber gleich mehrere Nachteile: Das größte Problem ist, dass jede:r Mitarbeiter:in beliebig häufig teilnehmen kann. Außerdem müsst ihr zusätzliche Informationen (z.B. die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit) im Fragebogen erheben, was aufwändig und manipulationsanfällig ist.

Wir empfehlen euch daher, individualisierte Links an die Mitarbeiter:innen zu versenden. So ist sichergestellt, dass jede:r nur einmal teilnimmt. Außerdem kann es sinnvoll sein, zusätzliche Informationen die später für die Auswertung wichtig sind (z.B. Standort, Organisationseinheit, Betriebszugehörigkeit) zuzuspielen, um sie nicht fehleranfällig im Fragebogen erheben zu müssen.

Hier ist es wichtig, frühzeitig zu klären, welche Daten ihr aus eurem HR-System exportieren könnt und ob ihr die Daten überarbeiten müsst, bevor ihr sie in eure Befragungssoftware einspielen könnt. Ein guter Anbieter für Mitarbeiterbefragungen wird euch bei einer möglichen Überarbeitung der Daten unterstützen oder diese sogar direkt übernehmen.

Wichtig ist, dass ihr genügend Zeit einplant, um die Datenqualität zu kontrollieren und die Daten ggf. zu bereinigen. Immer wieder kommt es vor, dass Stammdaten in den HR Systemen veraltet oder inkonsistent sind. Zum Beispiel haben wir schon erlebt, dass Mitarbeiter:innen als ihre eigene Führungskraft in den Daten stehen. Ein guter Anbieter für Mitarbeiterbefragungen wird euch durch automatisierte Skripts dabei unterstützen, solche Inkonsistenzen zu entdecken. Ihr solltet aber genug zeitlichen Puffer dafür einplanen, gerade wenn eine Behebung des Fehlers eine interne Abstimmung erfordert.

Unser Tipp

Welche Daten zugespielt werden können, muss natürlich im Einzelfall auch mit dem Datenschutz und Betriebsrat abgestimmt werden. Umso mehr Daten ihr aber automatisiert zuspielt, desto aussagekräftiger und weniger manipulationsanfällig sind die Ergebnisse.

3. Einbindung von Datenschutz und Betriebsrat

Zumindest wenn eure Organisation etwas größer ist, werdet ihr sehr wahrscheinlich einen Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat haben. Zwar ist umstritten welchen Einfluss der Betriebsrat auf die Durchführung der Mitarbeiterbefragung nehmen darf, trotzdem solltet ihr natürlich gut auf mögliche Nachfragen vorbereitet sein.

Zentrales Thema ist dabei meistens die Anonymität der Antworten. Hier hat sich allgemein eine Anonymitätsgrenze von 5 eingebürgert, ab der Antworten erst für einen bestimmten Bereich angezeigt werden. Kritisch werden kann es trotzdem, wenn durch die geschickte Kombination von Filtern und Vergleich der Ergebnisse einzelne Antworten trianguliert werden können. Hier solltet ihr frühzeitig bei eurem Anbieter nachfragen, wie er so etwas technisch ausschliesst.

Eine weitere Frage wird sein, wo die Daten gespeichert werden. Eine Speicherung außerhalb der europäischen Union wird euch vor große Bedenken des Datenschutzes stellen. Idealerweise sollten die Daten in einem deutschen, ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum lagern. Dies sollte euch euer Anbieter im Auftragsverarbeitungsvertrag zusichern.

Unser Tipp

Es hilft, den Datenschutz und Betriebsrat frühzeitig einzubinden und transparent zu kommunizieren. Häufig könnt ihr eine anfängliche Skepsis überwinden, wenn ihr erklärt, warum bestimmte Daten benötigt werden um die Mitarbeiterbefragung zu einem Erfolg zu machen von dem auch die Mitarbeiter:innen profitieren.

4. Erstellung des Fragebogens

Über die richtige Erstellung von Fragebögen werden ganze Bücher geschrieben, deren Darstellung diesen Rahmen sprengen würde. Von der Setzung der Themenbereiche über die Formulierung der Fragen bis hin zur Auswahl der Skala gibt es viel zu beachten. Anbei findet ihr nützliche Hilfestellungen:

Wichtig ist aber, sich klarzumachen, dass die Entscheidung für oder gegen bestimmte Fragen häufig auch eine politische Komponente hat. Wenn ihr den Eindruck habt, dass dieser Aspekt in eurer Organisation wichtig ist, solltet ihr frühzeitig Kontakt zu den relevanten Stakeholdern aufnehmen und die Erwartungen abklopfen. Möchte der Vorstand bestimmte Themen unbedingt abfragen? Brennen dem Betriebsrat bestimmte Fragen unter den Nägeln? Das solltet ihr zumindest wissen, bevor ihr entscheidet, welche Fragen ihr aufnehmt.

Unser Tipp

Wenn euch die Ressourcen für eine umfangreiche Einarbeitung in das optimale Fragebogendesign fehlen, könnt ihr gegebenenfalls auf validierte Best Practice-Fragen eures Anbieters zurückgreifen. Trotzdem ist eine individuelle Anpassung häufig sinnvoll, um den spezifischen Besonderheiten Rechnung zu tragen.

5. Interne Kommunikation

Im Ergebnis möchtet ihr eine große Teilnahme an der Befragung und eine breite Unterstützung für die Folgeprozesse erreichen. Dafür ist es wichtig, schon vor und während der Durchführung der Mitarbeiterbefragung die relevanten Stakeholder einzubinden. Den stärksten Einfluss auf eine hohe Teilnahmequote hat, ob die relevanten Leute „vor Ort“ zur Teilnahme motivieren. Seid ihr eine internationale Organisation und gebt den HR-Verantwortlichen in den Ländern erst kurz vor der Befragung Bescheid oder stimmt den Fragebogen nicht mit ihnen ab, könnten sie verschnupft reagieren. Je nach Organisationskultur hat es sich auch bewährt, einen kleinen Wettbewerb zwischen den Führungskräften auszurufen und während der Befragung die Teilnahmequote in den verschiedenen Organisationsbereichen zu kommunizieren. Ein solcher Gamification Ansatz hat häufig dazu geführt, dass sich die Führungskräfte fast schon ein Rennen geliefert haben wer die höchste Teilnahmequote hat und ihre Mitarbeiter:innen zur Teilnahme motiviert haben.

Zusätzlich benötigt ihr noch Kommunikationsmaterialien für die Befragung. Dazu gehören zumindest das Design eines Befragungslogos und der Entwurf der Einladungs- und Erinnerungsmails.

Unser Tipp

Überlegt, wer euch bei der Erreichung einer hohen Teilnahmequote helfen kann und bindet diese Personen frühzeitig in die Planungen ein.

6. Support während der Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Wenn die Befragung gestartet ist, kehrt häufig erst einmal etwas Ruhe ein, bevor dann Auswertung und Folgeprozesse beginnen. Für die meisten Mitarbeiter:innen läuft die Befragungsteilnahme reibungslos. Es tauchen aber immer wieder kleinere Probleme auf, um die ihr euch kümmern müsst und die in der Summe einen erheblichen Aufwand darstellen können. Teilweise sind es einfache Mißverständnisse, wenn Teilnehmer:innen eine Frage nicht richtig verstehen. Oder ein:e Teilnehmer:in hat den Fragebogen schon abgeschickt, wollte aber eigentlich noch etwas ändern. Oder es kommt trotz aller Kontrollen vor, dass in den Stammdaten einigen Mitarbeiter:innen noch die falsche Führungskraft zugeordnet war. Oder eine Führungskraft hat in bester Absicht ihre Einladungsmail an ihre Mitarbeiter:innen weitergeleitet und diese nehmen jetzt mit dem personalisierten Link der Führungskraft teil.

Unser Tipp

Rechnet damit, dass gerade bei größeren Befragungen die Summe kleinerer Probleme zu einem signifikanten Aufwand bei euch führt.

7. Auswertung, Interpretation und Ergebniskommunikation

Bei der Auswertung und Interpretation der Befragung könnt ihr viel gewinnen aber auch viel verlieren. Häufig werden einfach Mittelwerte aus den erhobenen Daten gebildet und dann Maßnahmen für die Bereiche mit den schlechtesten Ergebnissen durchgeführt. Wir haben in einem eigenen Blogartikel beschrieben, warum diese Vorgehensweise eure Organisation viel Geld und euch viel Ansehen kosten kann. Besser ist es, durch statistische Analysen die wichtigsten Stellhebel für eine Verbesserung der KPIs (Arbeitszufriedenheit, Weiterempfehlung, Bindung) zu identifizieren.

Eine weitere Frage ist, wir ihr mit offenen Kommentaren umgeht. Wenn eure Organisation eine überschaubare Größe hat, kann es ausreichen die Kommentare einfach zu lesen und daraus Rückschlüsse zu ziehen. Kommen aber einige 100 oder 1.000 Kommentare zusammen ist dieser Ansatz zu unübersichtlich. Hier macht es Sinn, die Kommentare nach Themen zu kategorisieren und dann auszuwerten, welche Themen am häufigsten genannt werden. Bei sehr vielen Kommentaren solltet ihr darüber nachdenken Software aus dem Bereich Natural Language Processing (NLP) heranzuziehen, die Kommentare automatisch Themen zuweist.

Zusätzlich solltet ihr überlegen, wie ihr die Ergebnisse in die Organisation und vor allem an einzelne Führungskräfte zurückspielt. Klassischerweise erhalten die „Berichtsempfänger“ einen pdf-Report mit den Ergebnissen ihres Bereichs. Das ist sehr aufwändig und erfordert viel manuelle Arbeit. Moderne Softwarelösungen können aus den Mitarbeiterstammdaten automatisiert den Verantwortungsbereich einer Führungskraft ermitteln und anhand eines Rollenmodells die spezifischen Ergebnisse der Führungskraft im Dashboard anzeigen.

Unser Tipp

Wenn ihr eine größere Anzahl an Befragten habt und nicht selbst tief in die Datenanalyse und Ergebnisberichterstellung für verschiedene Stakeholder eintauchen möchtet, empfiehlt es sich bereits von Beginn an einen Anbieter für Mitarbeiterbefragungen auszuwählen, der diese Aufgaben für euch übernimmt. Achtet dabei darauf, dass der Anbieter Auswertungen durchführt, die die Identifikation der wichtigsten Stellhebel und die automatische Kategorisierung von offenen Kommentaren ermöglicht.

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8. Folgeprozesse (Top Down vs. Bottom-Up)

Folgt auf die Mitarbeiterbefragung kein auf die Ergebnisse abgestimmter Folgeprozess sorgt das für Frustration und Unmut. Folgeprozesse könnt ihr entweder mit einer Top-Down- oder Bottom-Up-Methodik umsetzen.

Beim klassischen Top-Down-Ansatz werden umfangreiche Workshops auf aggregierter Ebene (gesamte Organisation oder Bereich) durchgeführt und Maßnahmen erarbeitet, die dann auf breiter Ebene eingeführt werden. Der Vorteil liegt darin, dass in den Workshops viele Stimmen zu Wort kommen und ein umfassendes Maßnahmenpaket geschnürt werden kann. Der Nachteil ist aber, dass die Umsetzung viel Zeit in Anspruch nimmt und die Maßnahmen häufig nicht für einzelne Teilbereiche passend sind.

Beim Bottom-Up-Ansatz werden die einzelnen Führungskräfte ermächtigt, für Verbesserungen in ihrem Bereich zu sorgen. Das kann zum einen in Zusammenarbeit mit dem zuständigen HR Business Partner passieren. Zum anderen können aber auch bereits in der Ergebniskommunikation (z.B. in einem Software-Dashboard) der Führungskraft wissenschaftlich fundierte Handlungsempfehlungen gegeben werden, wie sie die Situation in ihrem Bereich verbessern kann. Die Führungskraft kann dann in der Software hinterlegen, welche der empfohlenen Maßnahmen sie umsetzt und der Fortschritt wird im Zeitverlauf getrackt. So wird der Verbesserungsprozess direkt in die Hände der Führungskräfte gelegt. Der Vorteil dieser Methodik ist, dass sehr schnell Ergebnisse erzielt werden und für den Bereich spezifische Maßnahmen umgesetzt werden können. Der Nachteil ist, dass einige Treiber von Mitarbeiterzufriedenheit (z.B. Gehaltsmodell) nicht von der individuellen Führungskraft geändert werden können.

Für einen optimalen Effekt eurer Folgeprozesse solltet ihr deshalb frühzeitig darauf abzielen, den Top-Down- mit dem Bottom-Up-Ansatz zu verbinden.

Unser Tipp

Die Folgeprozesse können nur so gut sein wie die Analysen und Ergebniskommunikation, auf denen sie aufbauen. Fortgeschrittene statistische Analysen und eine digitale Ergebniskommunikation erleichtern euch sowohl Top Down- als auch Bottom-Up-Folgeprozesse.