Interne Benchmarks erlauben den Blick nach innen für eine unternehmensinterne Diagnostik (Ulrich et al., 2021). Sie ermöglichen die Identifikation wichtiger Einflusshebel auf erfolgsrelevante Kennzahlen und Prozesse. So können Investitionen im HR-Kontext legitimiert und die Personalarbeit als Ganzes effektiver gestaltet werden.
Im Gegensatz zu externen Benchmarks sind interne Benchmarks sensibel für die Komplexität und Dynamik der Arbeitswelt sowie für die individuelle Unternehmenskultur. Sie sind die perfekte Stütze für strategische Entscheidungen in HR. In diesem Guide erfahren Sie von unseren Experten, wie Sie interne Benchmarks zielführend etablieren.
5 Schritte für die Umsetzung von internen Benchmarks
Als Experte für datengestützte Personalarbeit schlägt functionHR einen mehrstufigen Prozess für die Umsetzung von internem Benchmarking vor. In mindestens fünf Schritten wird ein datengestütztes Benchmarking innerhalb des Unternehmens aufgesetzt. Diese Vorgehensweise ist durch die mehrjährige Projekterfahrung und praxisorientierte Umsetzung verlässlich belegt und optimiert. Durch dieses Verfahren lassen sich relevante Hebel zuverlässig identifizieren und wirksame Folgemaßnahmen ableiten.
Schritt 1: Festlegung Outcomes
Zufriedenheit, Fehlzeiten oder Führungsqualität - Ihre Kennzahlen im Mittelpunkt
Es wird zuerst festgelegt, welche Outcomes untersucht werden. Dabei geht es meist um die Veränderung bestimmter Kennzahlen. Betrachtet man Wirkungen auf Mitarbeitende, auf Teams, auf Kunden oder auf das Gesamtunternehmen? So könnte z. B. untersucht werden, wie zufrieden Mitarbeitende mit ihren Aufgaben, ihrem Arbeitsplatz und ihrer Führungskraft sind. Oder wie oft sie krank und deshalb abwesend sind. Es könnte zudem verglichen werden, wie effektiv die Kommunikation in verschiedenen Teams ist. Und ob dies Auswirkungen auf die Teamleistung hat. Es könnte untersucht werden, wie viele Kunden das Unternehmen weiterempfehlen würden (Net Promoter Score). Oder mit wie vielen Kunden Folgeprojekte vereinbart werden konnten. Auch könnte die Performance des Gesamtunternehmens gemessen werden.
Wichtig bei der Festlegung jeglicher Art von Outcomes ist immer deren Zeitperspektive und der eingeschlossene Personenkreis. So macht es einen Unterschied, ob man den vergangenen Monat oder das vergangene Jahr betrachtet und ob das ganze Unternehmen, ein bestimmter Standort, ein Fachbereich oder ein Team betrachtet werden soll.
Schritt 2: Festlegung Untersuchungsobjekte
Zu prüfende Einflussfaktoren auf Kennzahlen - Ihre internen Gegebenheiten zählen
Es wird nun festgelegt, welche Maßnahmen, Strukturen und Prozesse im Hinblick auf ihre Wirksamkeit untersucht werden sollen. Dabei sollten nur solche Untersuchungsobjekte ausgewählt werden, die man gegenwärtig auch tatsächlich verändern kann und möchte. Denn allein die Untersuchung bestimmter Gegebenheiten im Unternehmen weckt bei allen Beteiligten eine Erwartungshaltung an Veränderungen.
Wenn z. B. Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements auf Wirksamkeit untersucht werden, sollten danach auch Befunde kommuniziert und Verbesserungen vorgenommen werden. Sonst hätte das fatale Auswirkungen auf die Akzeptanz sowohl der Maßnahmen als auch des internen Benchmarkings selbst. Die ausgewählten Untersuchungsobjekte sollten zudem einen klaren Bezug zu den vorher festlegten Outcomes haben. Denn es ergäbe ja z. B. wenig Sinn, die Time-to-hire verbessern zu wollen und dafür aber den Offboarding-Prozess anzuschauen.
Schritt 3: Datenanalyse
(Kausale) Zusammenhänge - Ihre eigenen Daten sind aussagekräftig für Ihr Unternehmen
Relevante Daten über die Untersuchungsobjekte werden nun zusammengetragen, analysiert und entsprechend ihres Impacts auf die Outcomes bewertet. Messinstrumente dabei sind vor allem Befragungen und organisationale (intern vorhandene) Datenbanken.
Bevor die gesammelten Daten analysiert werden können, müssen sie passend aufbereitet werden. Dazu gehört z. B. der Umgang mit fehlenden oder unvollständigen Datensätzen sowie die Sicherstellung einer ausreichenden Gruppengröße zur Anonymisierung.
Die Datenanalysen selbst können unterschiedlich tief gehen. So können deskriptive Analysen, z. B. Mittelwerte, berechnet werden. Es können diagnostische Analysen durchgeführt werden, die z. B. Effektstärken von Maßnahmen auf Outcomes ergeben. Und es können mit dem entsprechenden Know-how und geeigneten Datensätzen prädiktive Analysen durchgeführt werden, die z. B. die Entwicklung eines bestimmten Outcomes innerhalb der kommenden drei Monate betrachten.
Wie bereit sind Sie für interne Datenanalysen?
Unternehmen befinden sich in unterschiedlichen Stadien bezüglich der Datenbasis, Datenanalysen und dem organisationaler Rahmen für HR Analysen.
Wie sieht es bei Ihnen aus?
Schritt 4: Folgemaßnahmen
Innovation und Verbesserung - Ihre Handlungen passen zu 100%
Entsprechend den Ergebnissen der Datenanalyse wird zukünftig nur in solche Maßnahmen investiert, die entweder generell besonders wirksam oder in Bezug auf ein wichtiges Outcome besonders erfolgversprechend sind. Bei gleicher Wirksamkeit werden die Maßnahmen bevorzugt, die besser akzeptiert sind und weniger Ressourcen benötigen.
So könnte man bei der Verteilung von Ressourcen im Recruiting z. B. vor der Entscheidung stehen zwischen einem Kanal, der für viele verschiedene Zielgruppen (Berufseinsteiger, Fachexperten, Führungskräfte) jeweils mittelgut funktioniert, und einem anderen Kanal, der nur für eine einzige Gruppe richtig gut funktioniert. Wofür man sich entscheidet, hängt von den Festlegungen der Schritte 1 und 2 ab. Hieran ist gut zu erkennen, wie eng internes Benchmarking mit den strategischen Stoßrichtungen des Unternehmens verknüpft ist. Unabhängig davon, wie man sich im genannten Beispiel nun entscheidet, sollten sich einer Datenanalyse auf jeden Fall passende Folgemaßnahmen anschließen. Sonst untergräbt das die Akzeptanz des internen Benchmarkings und es können keine Verbesserungen erzielt werden (Dykes, 2022).
Schritt 5: Monitoring und Evaluation
Ständige Dynamik in der Arbeitswelt - Ihre Selbstoptimierung hört nie auf
Internes Benchmarking sollte kontinuierlich stattfinden. So können Maßnahmenwirkungen im Zeitverlauf bestimmt und auf neue Entwicklungen reagiert werden. Die Ergebnisse einer oder mehrerer vergangener Datenanalysen dienen dabei als Vergleichsgrundlage für eine neuerlich Analyse. Je nachdem, wann im Zeitverlauf eine Maßnahme oder ein Prozess umgesetzt wurde, kann so auf deren Wirkung geschlossen werden. Auch der langfristige Impact eines Untersuchungsobjekts auf das Outcome kann dabei bestimmt werden.
Der Prozess des Benchmarkings selbst sollte ebenso regelmäßig kritisch hinterfragt werden. Sind die betrachteten Outcomes und die verwendeten Erhebungs- und Analysemethoden immer noch relevant oder muss nachjustiert werden? Gibt es neue Entwicklungen, die in den internen Benchmarking-Prozess einfließen könnten? Nur wer das Vorgehen regelmäßig selbstkritisch betrachtet, kann langfristig wirksame Ergebnisse erzielen.
Optionaler Schritt 6: Externes Benchmarking
Der Blick nach außen - Ihre Stärken und Entwicklungsfelder im externen Vergleich
Als Orientierungs- und Interpretationshilfe kann zusätzlich zur internen Diagnostik ein externes Benchmarking der zu untersuchenden Maßnahmen durchgeführt werden. Dazu lassen sich aktuelle Forschungsergebnisse oder Daten von externen Anbietern zu Rate ziehen. Die Best Practices von Wettbewerbern und Partnern können z. B. bei der Priorisierung von Outcomes und Untersuchungsobjekten (Schritte 1 und 2) oder bei der Einordnung unerwarteter Ergebnisse (Schritte 3 und 4) helfen. Sie sollten allerdings nie die alleinige Grundlage für Entscheidungen darstellen.
Externes Benchmarking
Erfahren Sie, warum externes Benchmarking allein mehr Gefahren
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Fazit
Nehmen Sie die Zügel selbst in die Hand und lernen Sie aus Ihren eigenen Daten! Internes Benchmarking vertraut nicht darauf was Andere machen. Es öffnet den Raum für den internen Vergleich und die kontinuierliche Optimierung des eigenen Unternehmens. Es untersucht die tatsächliche, unternehmensspezifische Wirkung einzelner Maßnahmen auf erfolgsrelevante Outcomes. Im Vergleich zu externen Benchmarks, bei denen Sie reaktiv handeln, erlaubt es Ihnen proaktiv zu werden.
Dabei sollten Sie alle fünf Schritte durchlaufen: Festlegung von Outcomes und Untersuchungsobjekten, Datenanalyse, Ergreifung von Folgemaßnahmen sowie Monitoring und Evaluation. Denn nur wer den vollständigen internen Benchmarking-Prozess bis hin zur Evaluation durchläuft, wird seine Personalarbeit langfristig effektiver gestalten können.
Dykes, B. (2022). Data Analytics Marathon: Why Your Organization Must Focus On The Finish. Forbes. https://www.forbes.com/sites/brentdykes/2022/01/12/data-analytics-marathon-why-your-organization-must-focus-on-the-finish/?sh=397846803c3b
Ulrich, D., Smallwood, N. & Todd, A. (2021). HR’s Reinvention: Moving from Benchmarking and Best Practices to Guidance. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/hrs-reinvention-moving-from-benchmarking-best-practices-dave-ulrich/
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