Insight – Standardisierte Austrittsbefragungen
Um aussagekräftige Ergebnisse und Handlungsimplikationen zu erhalten, ist eine standardisierte Befragung zwingend notwendig. Eine Standardisierung reduziert die Prozesskosten und erhöht den Qualitätsstandard. Sowohl für die persönlichen Exit Interviews als auch die Exit Surveys sollte eine standardisierter Gesprächsleitfaden und Fragebogen aufgesetzt werden, um von diesen Vorteilen zu profitieren und strukturierte Daten zu erhalten. So können die Antworten der Austretenden systematisch ausgewertet und verglichen werden. Mit Blick auf die Ziele von Exit-Befragungen, können vor allem die primären Ziele der Austrittsbefragung durch eine standardisierte Datenerhebung erreicht werden.
2 Gründe für die Standardisierung von Austrittsbefragungen
1) Reduktion der Prozesskosten
Mit Prozesskosten sind die mit Prozessen (betrieblichen Abläufen) verbundenen bzw. diesen Tätigkeiten zuzurechnenden Kosten gemeint.
Die Vor- und Nachbereitung von Abschlussgesprächen darf nicht unterschätzt werden. Für die zuständigen Personalverantwortlichen erfordert der Prozess sowohl administrativen Aufwand als auch eine ganzheitliche Betrachtung von für das Unternehmen relevanten Themen. Exit Interviews ohne eine strukturierte Gesprächsführung führen in diesem Falle zu unglaublich viel Dokumentationsaufwand und einer erschwerten Auswertung des Gesprächs. Die Vergleichbarkeit mit anderen Aussagen aus vorherigen Exit Gesprächen und das Erkennen von Mustern und wiederaufkehrenden Antworten wird zu einem extrem manuellen und fehleranfälligen Aufwand. In anderen Worten, es entstehen hohe, mit einer Standardisierung vermeidbare Prozesskosten.
2) Erhöhen des Qualitätsstandards
Qualitätsstandardisierte Prozesse reduzieren den Beschaffungsaufwand, schaffen eine beurteilbare Grundlage und erhöhen die angestrebte Qualität, die für bestimmte Messverfahren und Rahmenbedingungen notwendig ist sowie zur Steigerung der Effektivität beiträgt.
Die standardisierte und strukturierte Datenerhebung erhöht die Qualität der erhobenen Daten und ermöglicht somit die systematische Auswertung. Durch die einheitliche Befragung mit standardisierten Exit-Fragebögen und Gesprächsleitfäden entsteht eine qualitative Grundlage von Daten. Nur so können die Austrittsbefragungen und Austritte qualitativ evaluiert werden und zielführende Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen für die strategische Mitarbeiterbindung und Fluktuationsprävention gewonnen werden.
Konsequenz: Verwenden Sie denselben Fragebogen
In der Umsetzung bedeutet das, dass ein einheitlicher Fragekatalog für die Austrittsbefragungen verwendet werden sollte und als fester Bestandteil in den Offboarding-Prozess integriert wird:
In automatisierten Exit Surveys wird derselbe standardisierte Fragebogen an die austretenden Mitarbeiter:innen verschickt.
Ein standardisierter Exit-Interview-Fragebogen / Interviewleitfaden dient in persönlichen Austrittsgesprächen als Gesprächsgrundlage.
Beispiel: digitaler standardisierter Austrittsfragebogen mit geschlossenen Fragen
Die Digitalisierung und Automatisierung erleichtern diesen Prozessschritt und die Verwendung eines einheitlichen Fragebogens. Denn über eine in das Offboarding-Tool integrierte Befragungsplattform können Exit Surveys vollständig automatisiert verschickt und ausgewertet werden. Im Anschluss kann die Softwarelösung ebenfalls den Exit Interview-Prozess abbilden. Mit dem im Tool hinterlegten Gesprächsleitfaden können die Antworten dort direkt dokumentiert werden und in die Analyse mit einfließen.
Auf diesem Wege werden Prozesskosten reduziert und die Qualitätsstandards sichergestellt, da alle Schritte gewissenhaft durchgeführt und digital abgebildet werden können. So wird die Grundlage für die systematische Auswertung und Analyse geschaffen.
Einen standardisierten Fragebogen / Gesprächsleitfaden für Austrittsbefragungen verfassen
Ein standardisierter Exit-Fragebogen ist also eine Grundvoraussetzung für Austrittsbefragungen, um alle wichtigen Themenbereiche abzudecken und Feedback zu positions- und unternehmensspezifischen Kriterien sowie den Erfahrungen der Mitarbeiter:innen mit dem gesamten Unternehmen einzuholen, die Sie anschließend sinnvoll auswerten können.
Welche Fragen sollte man in Exit-Befragungen stellen?
Um Schwachstellen im Unternehmen zu erkennen, sollten Sie den Austrittsfragebogen ganzheitlich aufsetzen und thematisch mit einer überschaubaren Mitarbeiterbefragung vergleichen. Die Fragen sollten in jedem Fall verständlich und sachlich formuliert werden und überschaubar sein.
Bei digitalen Fragebögen sollten geschlossene Fragen mit skalierten Antworten (zum Beispiel: trifft völlig zu, trifft teilweise zu, trifft eher nicht zu, trifft gar nicht zu) zu den typischen Themenfeldern (z.B. Tätigkeit, Führung, Unternehmenskultur, Austrittsgründe, …) gestellt werden. So können die Antworten objektiv verglichen und bewertet werden. Zusätzlich bieten offene Fragen Raum für ergänzende Antworten der austretenden Mitarbeiter:innen und weiterführende Fragen. Ein Beispiel für eine solche Frage wäre beispielsweise „Was könnten wir tun, um uns als Arbeitgeber zu verbessern?“.
Es gibt Best-Practice Fragebögen, welche sowohl darauf abzielen die Austrittsgründe zu identifizieren als auch die systematische Auswertung und Identifikation von wirkungsvollen Erkenntnissen zu ermöglichen.
Maßgeschneiderte Fragebögen, die jede:n Mitarbeiter:in erreichen
Nutzen Sie Exit-Befragungen, um Mitarbeiter:innen langfristig zu binden. Mit digitalen Fragebögen zu verschiedenen Themenfeldern sammeln Sie kontinuierliches Feedback über die Arbeitserfahrungen in Ihrem Unternehmen.
Den Austrittsfragebogen auswerten
Exit-Befragungen sind vergeudete Mühe, wenn das gesammelte Feedback dann in der Schublade verschwindet. Die Datenerhebung ist erst sinnvoll, wenn darauf eine systematische Auswertung und konkrete Handlungen folgen.
Mit den erhobenen Befragungsdaten und leistungsfähigen Analyseverfahren können Schwachstellen im Unternehmen identifiziert und Maßnahmen abgeleitet werden, mit denen gezielt an einer Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen (Employee Experience) und wichtiger mitarbeiterbezogener Kennzahlen (z.B. Mitarbeiterbindung) angesetzt werden kann. So wird mit standardisierten Austrittsbefragungen der Nutzen der Exit-Befragungen maximiert und zukünftige Kündigungen können verhindert werden.
Personalverantwortliche sollten bei der Auswertung der Austrittsfragebögen folgende Aspekte besonders evaluieren, um passende Maßnahmen daraus abzuleiten:
Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Austrittsgründen
Faktoren, die Kündigungen entgegenwirken
häufig genannte Austrittsgründe und konkreter Handlungsbedarf auf Seiten des Arbeitgebers
Muster in Kündigungen (z.B. Abteilungen, Standorte)
Muster in Mitarbeitergruppen (Exit Personas)
Zusammenhänge zwischen anderen Kennzahlen (z.B. Weiterempfehlung) und Kündigungen
Im Rahmen dieser Auswertungen ist außerdem die Transparenz über die Ergebnisse und Erkenntnisse in verschiedenen Verantwortungsbereichen wichtig. Zum Beispiel ist die Unternehmensleitung an den Resultaten der Exit-Befragungen sowie den Entwicklungen der Kennzahlen zur Mitarbeiterfluktuation und darauf ausgerichteten Maßnahmen interessiert. Deren Einbindung in die festgestellten Probleme, der Identifikation von Stellhebeln und daraus resultierende Rückendeckung in der Umsetzung von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und Prävention von zukünftiger Fluktuation ist absolut kritisch im Folgeprozess von Austrittsbefragungen.
Außerdem ermöglicht eine systematische Auswertung Einblicke in verschiedene Bereiche und Abteilungen, sodass Führungskräfte auf Ihre Bereiche zugeschnittene Erkenntnisse erhalten und bei Bedarf ihr Führungsverhalten anpassen können.
Eine Softwarelösung kann diesen Prozess der Auswertung effizient und effektiv abdecken. Eine Integration mit der Befragungsplattform und dem standardisierten Fragebogen ermöglicht die automatisierte Analyse in Echtzeit. Rollenspezifische Dashboards können die Informationen an die jeweiligen Nutzergruppen ausspielen und die systematische Betrachtung der Austritte vereinfachen. So können die Ziele von Exit-Befragungen unternehmensweit verfolgt und umgesetzt werden.
Fazit
Letztendlich lässt sich festhalten, dass sowohl standardisierte Austrittsinterviews als auch standardisierte Fragebögen in Form von digitalen Exit Surveys beim Ausscheiden der Mitarbeiter:innen eine Schlüsselfunktion im Offboarding-Prozess einnehmen.
Neben den Vorteilen mit Blick auf Prozesskosten und Qualitätsstandards, ermöglicht eine systematische Herangehensweise eine strategische und effektive Betrachtung der Austritte im Unternehmenskontext.
Entdecken Sie, wie Sie Ihre HR Daten systematisch auswerten und für Ihre tägliche Arbeit einsetzen können.
