„Ich möchte mit Menschen arbeiten!“
Diesen Satz habe ich während meiner Ausbildung sehr oft als Motivation für das HR-Studium gehört. Auch ich bin der Meinung, dass die Mitarbeiter:innen einer der, wenn nicht sogar DER wichtigste Bestandteil eines Unternehmens sind. Fakt ist jedoch:
People Analytics als Instrument im Personalmanagement wird oft noch mit Skepsis und Vorsicht betrachtet. Es braucht eher Überzeugungsarbeit, um Verständnis und Begeisterung für die Nutzung von Daten in der strategischen Personalarbeit zu entfachen. Aber man muss ja auch nicht gleich kopfüber ins kalte Wasser springen. Es reicht auch erstmal den kleinen Zeh einzutauchen und sich langsam heranzutasten. Umso besser, dass die Auswertung von Daten für HR kein komplettes Neuland ist.
HR Reporting 2.0
Fangen wir dafür ganz am Anfang an. Das HR Reporting bzw. Personalcontrolling ist ein etablierter Prozess in vielen Unternehmen. Durch die strukturierte Datenerfassung werden regelmäßig Informationen über die Belegschaft und die damit zusammenhängenden Themen berichtet. Darunter fallen klassischerweise Angaben über die Mitarbeiteranzahl pro Fachbereich, Krankenstand oder Urlaubstage pro Monat, Anzahl von Trainingsmaßnahmen und so weiter… In anderen Worten: Das „Was“ wird regelmäßig in schriftlichen Reports aufgeführt.
Nun gibt es zwei aktuelle Trends, die das klassische HR Reporting erlebt. Zum einen erhält das Berichtswesen wie wir es bisher kannten durch die Digitalisierung eine grundlegende „Modernisierung“. Diese Modernisierung legt zugleich die Grundsteine für die zweite Entwicklung. So wird das moderne HR Reporting in den global an Fahrt aufnehmenden Trend des datengestützten Personalmanagements eingebettet.
Vom traditionellem zum modernen HR Reporting
Klassischerweise ist das Reporting mit einem riesigen manuellen und repetitiven Aufwand verbunden: monatelanges Hin- und Herschieben und Auswerten von Excel Tabellen, eine hohe Fehleranfälligkeit und eine ausschließliche Vergangenheitsbetrachtung in der Berichterstattung. In einer digitalisierten und automatisierten Arbeitswelt sollte das wohl kaum der Status Quo sein.
In den Diskussionen um das Thema Digitalisierung werden immer wieder dieselben Vorteile genannt: Anwenderfreundliche Automatisierung, Reduktion von Fehleranfälligkeit, schnellere Workflows, Zeiteinsparung, Effizienzsteigerung, Flexibilität und agile Anpassungsfähigkeiten. Genau diese Vorteile werden nun mit Hilfe von automatisierten Lösungen auch für das moderne HR Reporting erschlossen.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In der nächsten Besprechung möchte Ihr CEO die Entwicklung der KPIs für einen bestimmen Zeitraum wissen. Bisher mussten Sie die Antwort für das nächste Meeting versprechen oder Annahmen treffen. Stattdessen setzen Sie an Ort und Stelle in einem self-service Dashboard die entsprechenden Filter und bekommen die Daten sofort ausgespuckt. Und das mit einer Visualisierung, die direkt zur Präsentation verwendet werden kann. Die Zahlen, Daten und Fakten liegen sofort auf dem Tisch und die nächsten strategischen Schritte können besprochen werden.
Es ist kein Tagtraum. Moderne HR Reporting Software macht es möglich. Daten werden in Echtzeit zur Verfügung gestellt und mit Drill-Down Möglichkeiten für die jeweiligen Fragestellungen untersucht. Interaktive Dashboards sind dabei die moderne Variante des Berichtswesens mit allen Daten nur einen Klick entfernt. Über die Menüs können verschiedene Visualisierungen ausgewählt und Filter gesetzt werden. Mit rollenspezifischen Dashboards wird die Ansicht der Daten und grafische Darstellung auf die Bedürfnisse der individuellen Nutzer angepasst.
Mit einem systematischen Ansatz kann der gesamte HR Reporting Prozess nicht nur vereinfacht, sondern ganzheitlich aufgesetzt werden. Von der Datenintegration über die Auswertung bis hin zur Bereitstellung der Reports.
Vorteile von HR Reporting Software
HR Reporting als erste Stufe von People Analytics
Mir scheint es, dass an mancher Stelle noch das Verständnis für den Zusammenhang von HR Reporting und People Analytics fehlt. Dabei sind die Daten aus dem HR Reporting eine wichtige Grundlage für People Analytics und datengestützte Personalprozesse. Die Auswertung von Kennzahlen entspricht sogar dem ersten von drei People Analytics Reifegraden.
Hier nochmal eine kurze Erläuterung zu People Analytics als Instrument im Personalmanagement:
People Analytics stellt einen systematischen Ansatz dar, der
- Daten aus dem Personalbereich,
- Verfahren der Datenanalyse aus den Bereichen Statistik und maschinellem Lernen sowie
- moderne Visualisierungstechnologien
einsetzt, um HR KPIs in Echtzeit zu analysieren und in Bezug zu unternehmensspezifischen sowie personalwirtschaftlichen Herausforderungen und Problemen zu stellen.
Wie ich in einem früheren Beitrag ausgeführt habe, ergeben sich daraus konkrete Einsatzbereiche und Möglichkeiten von People Analytics:
- Relevante Kennzahlen systematisch tracken und überblicken
- Kritische Entwicklungen in einzelnen Bereichen aufdecken
- Ursachen und Effekte für bestimmte Problemstellungen identifizieren
- Zukünftige Ereignisse und Entwicklungen zuverlässig vorhersagen
Die ersten beiden Punkte sind im Umfang von modernem HR Reporting enthalten, da es sich noch um deskriptive Auswertungen handelt. Mit der passenden HR Reporting Software sind diese Einsatzbereiche und das darin enthaltene Potenzial schnell erschlossen. In den letzten beiden Punkten werden die Kennzahlen im Kontext von Vorgängen im Unternehmen bzw. dem Verhalten der Mitarbeiter:innen betrachtet und tiefgehender untersucht. So wird die Schnittstelle zwischen HR KPIs und Unternehmenserfolg mit Leben gefüllt und neue Möglichkeiten für die Personalarbeit geschaffen.
Der Übergang von HR Reporting zu People Analytics ist fließend. Der Stellenwert des klassischen Reportings macht durch diese Verbindung allerdings einen großen Entwicklungssprung in Richtung strategische Personalarbeit. Denn durch People Analytics eröffnen sich für das HR Reporting Möglichkeiten die Daten nicht nur auszuwerten und zu berichten. Die Kennzahlen werden in den nächsten Schritten für die Evaluation von Maßnahmen, die Untersuchung von konkreten Fragestellungen und datengestützte Entscheidungen verwendet. Die Frage nach der Erfolgswirksamkeit erübrigt sich damit.
Fazit
Vorsicht und anfängliche Zurückhaltung gegenüber People Analytics ist in Ordnung. Aber sich komplett davor zu verschließen wäre ein Fehler. Wie wäre es, stattdessen mit der Modernisierung des HR Reportings zu starten?
Entdecken Sie, wie Sie Ihre HR Daten systematisch auswerten und für Ihre tägliche Arbeit einsetzen können.
